Als je een succesvolle fysiopraktijk hebt, krijg je er vroeg of laat mee te maken: het moment waarop je de grens van je capaciteit bereikt. Wat doe je dan? Voer je een patiëntenstop in? Of investeer je in verdere groei, met de bijbehorende financiële risico’s? Een lastig dilemma. Maar gelukkig is er ook nog een derde optie: de flexibele, schaalbare fysiopraktijk.
Gefeliciteerd, je fysiopraktijk is uitgegroeid tot een succesvolle onderneming! Je hebt actief nieuwe patiënten geworven. Je agenda zit vol met afspraken en omdat je kwaliteit levert en je behandelingen goed opvolgt, is het bovendien gelukt om patiënten aan je te binden.
Je ondernemers instinct spoort je aan om verder te groeien. Tegelijkertijd wil je mensen die bij je aankloppen voor hulp de best mogelijke behandeling blijven bieden. Dat betekent dat je tijd moet investeren in patiënten. Maar waar moet je die tijd vandaan halen?
Een patiëntenstop invoeren
Als je met je fysiopraktijk de grenzen van je capaciteit bereikt, overweeg je daarom misschien een patiëntenstop. Die keuze betekent alleen wel dat je je erbij neerlegt dat je bedrijf niet meer verder groeit.
Sterker nog, als je niet oppast is stilstand al snel achteruitgang. Je moet immers steeds precies genoeg patiënten blijven werven om herstelde patiënten te vervangen.
Tegelijkertijd wil je ook flexibel blijven om bestaande patiënten met opspelende klachten niet af te wijzen.
Een patiëntenstop betekent vraagt naast stagnering dus om een balanceer-act waarbij echt alles in de planning mee moet zitten.
Investeren in medewerkers
Natuurlijk. Je kunt ook gewoon investeren in extra personeel. Een praktijkassistent bijvoorbeeld, die helpt bij het inplannen van afspraken en het nabellen van patiënten na een behandeling.
Zo houd jij meer tijd over voor je kerntaken, en kun je dus weer nieuwe patiënten aantrekken.
Het nadeel van deze aanpak is wel dat het even duurt voordat je genoeg nieuwe patiënten hebt om de kosten van een nieuwe medewerker te dekken. En dat is nog het gunstige geval.
Er is ook altijd het risico dat de aanwas van nieuwe patiënten tegenvalt – maar je daarna wel vastzit aan personeelskosten.
Schaalbare fysiopraktijk
Waar een teveel aan patiënten in de begindagen van je praktijk misschien nog een luxeprobleem leek, kom je er nu dus achter dat het toch iets ingewikkelder zit. En dat de verkeerde keuze tussen stagneren of investeren in personeel serieuze financiële gevolgen kan hebben voor je onderneming.
Gelukkig is er nog een derde optie: nog geen extra administratieve hulp in dienst nemen, maar samenwerken met een externe praktijkassistent die administratieve en secretariële taken van je overneemt. Die je bij drukte meer werk uit handen geeft, en die je in een rustige periode minder opdrachten geeft – of zelfs helemaal opzegt.
Werken met een flexibele schil dus, die het mogelijk maakt om eenvoudig capaciteit op- of juist af te schalen als dat nodig is.
Waar moet je op letten bij een externe praktijkassistent?
Ben je klaar om de stap te zetten naar een schaalbare fysiopraktijk? Dan moet je bij de keuze voor een externe praktijkassistent wel kritisch op een aantal zaken te letten:
- Waar kan de externe praktijkassistent je precies bij helpen? Dit is natuurlijk de basisvraag.
Ben je op zoek naar iemand die alleen afspraken voor je inplant? Heb je behoefte aan iemand die patiënten voor je nabelt? Of ben je op zoek naar een assistent die je niet alleen helpt om tijd vrij te maken, maar die ook gelijk nieuwe patiënten voor je werft? - Heeft de externe praktijkassistent kennis van jouw vakgebied? Natuurlijk, je assistent hoeft niet op hetzelfde kennisniveau te zitten als jij. Maar je patiënten zullen het wel waarderen als ze iemand aan de lijn krijgen die begrijpt waar hij of zij het over heeft. En die eenvoudige inhoudelijke vragen wellicht al voor je kan beantwoorden.
- Hoe bereikbaar wil je zijn? Hierbij is het belangrijk om goed om te kijken naar het soort externe praktijkassistent dat je kiest.
Met een parttime freelancer of uitzendkracht kan je bijvoorbeeld niet verwachten dat hij of zij fulltime stand-by staat om de telefoon voor je op te nemen. Dan kan je beter kiezen voor een partij die voor meerdere opdrachtgevers werkt en een pool van praktijkassistenten heeft klaarstaan. - Hoe flexibel is je externe praktijkassistent? Het hele idee van een schaalbare fysiopraktijk is natuurlijk dat je niet al te vergaande verplichtingen aangaat. Kies dus voor een assistent waarbij je flexibel bent in hoeveel uren je afneemt. Let dus ook op de opzegtermijn van de overeenkomst.
Het liefst wil je een assistent die direct voor je klaarstaat om de telefoon aan te nemen als je een patiënt op onverwacht spoedconsult krijgt. Maar die je net zo makkelijk ook weer kunt afzeggen als je een last-minute-annulering krijgt van een patiënt en je zelf dus weer beschikbaar bent.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe een externe praktijkassistent je kan helpen bij het opzetten van een schaalbare fysiopraktijk? Neem contact op met Eefje, een praktijkassistent op afstand die jouw patiënten helpt, afspraken strak regelt en ervoor zorgt dat je altijd bereikbaar bent.